Es ist erforderlich, alle Felder vollständig auszufüllen. PLZ und Ort werden automatisch auf Richtigkeit geprüft. Über den Button Profil speichern hast du die Möglichkeit, deine Angaben für künftige Abrechnungen im Browser zu speichern.
✓ Profil geladen:
Abrechnungszeitraum auswählen:
Bitte zuerst Monat und Jahr wählen
Abzurechnende Bereiche auswählen:
IInfos & Hilfe — hier öffnen▼
Abrechnungsbereiche auswählen: Wähle aus, welche Bereiche du in diesem Monat abrechnen möchtest: Schulen / Projekte, Vereinsarbeit / Orga, Sonstige Einsätze oder Auslagenerstattung. „Schulen / Projekte“ ist vorausgewählt. Nicht benötigte Bereiche kannst du abwählen oder über „Bereich entfernen“ schließen.
Monat und Jahr festlegen: Wähle zuerst den Abrechnungsmonat und das Jahr aus. Erst danach können Termine und hinterlegte AG-Zeiten korrekt übernommen werden.
Schulen und Projekte erfassen: Lege für jede Schule beziehungsweise jedes Projekt einen eigenen Block an. Weitere Einsatzorte kannst du über „+ Schule / Projekt hinzufügen“ ergänzen. Wähle das Datum über den Kalender aus. Grün markierte Tage sind reguläre AG-Termine. Bei diesen Terminen werden Anfangs- und Endzeit automatisch eingetragen. Prüfe die übernommenen Angaben und passe sie an, falls ein Termin ausnahmsweise zu einer anderen Zeit stattgefunden hat.
Co-Trainer und Teilnehmer eintragen: Die Felder Co-Trainer:in und Teilnehmer sind bei jedem abgerechneten Schultermin auszufüllen. Wenn du allein trainiert hast, trage bei „Co-Trainer:in“ bitte „alleine“ ein. Falls keine Teilnehmer anwesend waren, trage „0“ ein. Pro AG können höchstens zwei Trainer abgerechnet werden. Ausnahmen müssen vorher mit dem Vorstand abgestimmt werden.
Kilometer und Fahrtkosten: Grundlage der automatischen Streckenberechnung ist die bei den persönlichen Daten eingegebene Wohnadresse. Sie wird ausschließlich für die Streckenberechnung verwendet und weder im PDF- noch im Excel-Export ausgegeben. Das Formular berechnet die einfache Strecke zwischen dieser Adresse und dem Einsatzort. Der Verein berücksichtigt bei der Abrechnung automatisch Hin- und Rückfahrt. Die angezeigten Kilometer beziehen sich deshalb immer nur auf eine Wegstrecke. Bitte prüfe den Wert und ändere ihn nur, wenn die automatische Berechnung erkennbar nicht stimmt.
Vereinsarbeit / Orga: Hier kannst du Tätigkeiten für den Verein erfassen, zum Beispiel Kassenwart, Pressearbeit, Projektmanagement oder Evaluation. Wähle den passenden Bereich aus und trage Datum, Beginn, Ende und eine kurze Beschreibung der Tätigkeit ein.
Sonstige Einsätze: Hier werden Einsätze erfasst, die weder einer regelmäßigen Schul-AG noch einem Orga-Bereich zugeordnet werden können, zum Beispiel Projekttage, Veranstaltungen oder ein Tag der offenen Tür. Gib eine kurze, eindeutige Bezeichnung des Einsatzes sowie Datum, Zeiten und gegebenenfalls Co-Trainer, Teilnehmer und Kilometer an.
Auslagenerstattung und Belege: Hier kannst du Ausgaben eintragen, die dir im Zusammenhang mit deiner Tätigkeit entstanden sind. Trage Beschreibung, Schule beziehungsweise Projekt, Datum und Betrag ein. Danach kannst du den zugehörigen Beleg hochladen. Für weitere Ausgaben verwendest du „+ Beleg hinzufügen“. Pro Beleg sind maximal 2 MB möglich. Unterstützt werden Fotos, PDF-Dateien sowie HEIC- und HEIF-Dateien von iPhones. Hochgeladene Dateien können beim Zwischenspeichern nicht dauerhaft im Browser gespeichert werden und müssen nach einem späteren erneuten Öffnen noch einmal ausgewählt werden. Die übrigen Angaben bleiben erhalten.
Zwischenspeichern und später fortfahren: Mit „Zwischenspeichern“ sicherst du deine Eingaben auf dem aktuell verwendeten Gerät und im aktuellen Browser. Die gespeicherten Daten werden nicht auf dem Server abgelegt. Wenn du ein anderes Gerät, einen anderen Browser oder den privaten Browsermodus verwendest, stehen sie dort nicht automatisch zur Verfügung.
Abrechnung prüfen und versenden: Prüfe vor dem Versand insbesondere Termine, Zeiten, Co-Trainer, Teilnehmer, Kilometer, Auslagen und deine E-Mail-Adresse. Mit „Per E-Mail senden“ erhält der Kassenwart automatisch die Excel- und PDF-Abrechnung sowie gegebenenfalls deine Belege. Du erhältst eine PDF-Kopie an deine angegebene E-Mail-Adresse.
Fristen und Auszahlung: Reiche deine Abrechnung bitte spätestens bis zum 15. des Folgemonats ein. Die Überweisung erfolgt in der Regel bis zum 30. des Folgemonats durch den Kassenwart oder dessen Vertretung. Verspätete Einreichungen können die Auszahlung verzögern. Grundlage ist der Vorstandsbeschluss vom 08.11.2020.
Richtigkeit der Angaben und Rückfragen: Mit dem Absenden bestätigst du, dass deine Angaben vollständig und richtig sind und du die vereinbarten Zahlungsmodalitäten akzeptierst. Setze dazu am Ende des Formulars den Bestätigungshaken; erst danach wird der Versand per E-Mail freigeschaltet. Bewusst falsche Angaben oder wiederholt fehlerhafte Abrechnungen können vereins- beziehungsweise vertragsrechtliche Konsequenzen haben. Bei Unklarheiten wende dich bitte vor dem Absenden an den Kassenwart. Fragen zur Abrechnung: kassenwart@boxen-macht-schule.de
Select the sections to be claimed: Choose which sections you need for this month: Schools / Projects, Club Work / Administration, Other Assignments or Expense Reimbursement. “Schools / Projects” is selected by default. You can deselect sections you do not need or close them using “Remove section”.
Select month and year: First select the month and year for the claim. Only then can dates and the stored activity times be entered correctly.
Enter schools and projects: Create a separate block for each school or project. Use “+ Add school / project” to add another location. Select the date from the calendar. Days highlighted in green are regular scheduled activity days; the start and end times are filled in automatically. Check the suggested times and change them if a session took place at a different time.
Enter co-trainer and participants: The Co-trainer and Participants fields must be completed for every school session claimed. If you coached alone, enter “alone” under Co-trainer. If no participants attended, enter “0”. A maximum of two trainers may claim payment for the same activity session. Any exception must be agreed with the Board in advance.
Distance and travel costs: The home address entered under Personal Details is used as the basis for the automatic distance calculation. It is used solely for this purpose and is not included in the PDF or Excel export. The form calculates the one-way distance between this address and the assignment location. The club automatically takes both the outward and return journeys into account when calculating reimbursement. The displayed distance therefore always refers to one direction only. Please check the value and change it only if the automatic calculation is clearly incorrect.
Club Work / Administration: Use this section to record work carried out for the club, for example treasurer duties, press work, project management or evaluation. Select the appropriate category and enter the date, start time, end time and a brief description of the work.
Other Assignments: Use this section for assignments that are neither a regular school activity nor administrative club work, such as project days, events or an open day. Enter a short, clear description together with the date, times and, where applicable, co-trainer, participant numbers and distance.
Expense reimbursement and receipts: Use this section to claim expenses incurred in connection with your work. Enter a description, the school or project, the date and the amount, then upload the relevant receipt. Use “+ Add receipt” for additional expenses. Each file may be no larger than 2 MB. Photos, PDF files and HEIC/HEIF files from iPhones are supported. Uploaded files cannot be stored permanently in the browser when saving a draft. If you reopen the form later, you must select the files again; all other entries remain saved.
Save a draft and continue later: “Save draft” stores your entries on the device and in the browser you are currently using. The information is not stored on the server. It will not automatically be available on another device, in another browser or in private browsing mode.
Check and submit the claim: Before submitting, carefully check the dates, times, co-trainers, participant numbers, distances, expenses and your email address. When you select “Send by email”, the treasurer automatically receives the Excel and PDF versions of the claim and any attached receipts. A PDF copy is sent to the email address you provided.
Deadlines and payment: Please submit your claim no later than the 15th day of the following month. Payment is normally made by the treasurer or their deputy by the 30th day of the following month. Late submission may delay payment. This procedure is based on the Board resolution of 8 November 2020.
Accuracy of information and questions: By submitting the form, you confirm that your information is complete and correct and that you accept the agreed payment arrangements. At the end of the form, tick the confirmation box; the email submission button is enabled only after you have done so. Knowingly providing false information or repeatedly submitting incorrect claims may have consequences under club rules or your contractual agreement. If anything is unclear, contact the treasurer before submitting. Questions about claims: kassenwart@boxen-macht-schule.de
Вибір розділів для розрахунку: Оберіть розділи, за якими ви хочете подати розрахунок за цей місяць: школи / проєкти, робота для організації / організаційні завдання, інші заходи або відшкодування витрат. Розділ «Школи / проєкти» вибрано за замовчуванням. Непотрібні розділи можна вимкнути або закрити кнопкою «Видалити розділ».
Вибір місяця та року: Спочатку оберіть місяць і рік, за які подається розрахунок. Лише після цього дати та збережений розклад занять можуть бути підставлені правильно.
Внесення шкіл і проєктів: Для кожної школи або кожного проєкту створіть окремий блок. Інше місце проведення можна додати кнопкою «+ Додати школу / проєкт». Оберіть дату в календарі. Дні, позначені зеленим кольором, є регулярними днями проведення занять; час початку та завершення підставляється автоматично. Перевірте ці дані та змініть їх, якщо заняття відбулося в інший час.
Співтренер та учасники: Для кожного внесеного заняття в школі потрібно заповнити поля Співтренер і Учасники. Якщо ви проводили заняття самостійно, у полі «Співтренер» напишіть «самостійно». Якщо учасників не було, введіть «0». За одне заняття оплату можуть отримати не більше двох тренерів. Винятки необхідно заздалегідь погодити з правлінням.
Відстань і транспортні витрати: Для автоматичного розрахунку відстані використовується домашня адреса, зазначена в особистих даних. Вона застосовується виключно для розрахунку маршруту й не включається до PDF- або Excel-файлу. Форма визначає відстань в один бік від цієї адреси до місця проведення. Під час розрахунку транспортних витрат організація автоматично враховує дорогу туди й назад. Тому показана кількість кілометрів завжди стосується лише одного напрямку. Перевірте значення та змінюйте його тільки тоді, коли автоматичний розрахунок явно неправильний.
Робота для організації / організаційні завдання: Тут можна вказати роботу, виконану для організації, наприклад обов’язки скарбника, роботу з пресою, управління проєктами або оцінювання. Оберіть відповідну категорію та вкажіть дату, час початку, час завершення і короткий опис роботи.
Інші заходи: Тут зазначаються заходи, які не належать ані до регулярних шкільних занять, ані до організаційної роботи, наприклад проєктні дні, заходи або день відкритих дверей. Вкажіть коротку й зрозумілу назву, дату, час, а за потреби також співтренера, кількість учасників і відстань.
Відшкодування витрат і чеки: Тут можна заявити витрати, пов’язані з вашою роботою. Вкажіть опис, школу або проєкт, дату та суму, після чого завантажте відповідний чек або інший підтвердний документ. Для додаткових витрат скористайтеся кнопкою «+ Додати чек». Розмір одного файлу не може перевищувати 2 МБ. Підтримуються фотографії, PDF-файли, а також файли HEIC і HEIF з iPhone. Завантажені файли не можна зберегти в браузері разом із чернеткою. Якщо ви відкриєте форму пізніше, файли потрібно буде вибрати повторно; усі інші дані залишаться збереженими.
Збереження чернетки та продовження пізніше: Кнопка «Зберегти чернетку» зберігає введені дані на поточному пристрої в поточному браузері. Дані не зберігаються на сервері. На іншому пристрої, в іншому браузері або в приватному режимі вони автоматично доступні не будуть.
Перевірка та надсилання розрахунку: Перед надсиланням уважно перевірте дати, час, співтренерів, кількість учасників, кілометри, витрати та адресу електронної пошти. Після натискання «Надіслати електронною поштою» скарбник автоматично отримає розрахунок у форматах Excel і PDF, а також додані чеки. PDF-копія буде надіслана на вказану вами адресу електронної пошти.
Строки подання та виплата: Подайте розрахунок не пізніше 15-го числа наступного місяця. Як правило, скарбник або особа, яка його заміщує, здійснює виплату до 30-го числа наступного місяця. Несвоєчасне подання може затримати виплату. Порядок ґрунтується на рішенні правління від 08.11.2020.
Правильність даних і запитання: Надсилаючи форму, ви підтверджуєте, що всі дані є повними й правильними та що ви погоджуєтеся з установленим порядком виплати. Наприкінці форми поставте прапорець підтвердження; лише після цього стане доступною кнопка надсилання електронною поштою. Свідомо неправдиві дані або неодноразове подання неправильних розрахунків можуть мати наслідки відповідно до правил організації або договору. Якщо щось незрозуміло, зверніться до скарбника до надсилання форми. Запитання щодо розрахунку: kassenwart@boxen-macht-schule.de
Schulen / Projekte
Vereinsarbeit / Orga
Bereich
Datum
Von
Bis
Std.
Details
km
🗑️
Sonstige Einsätze
Einsatz
Datum
Von
Bis
Std.
Co-Tr.
TN
km
🗑️
Auslagenerstattung
Hier kannst du Auslagen (z.B. Materialkosten) eintragen und den Kassenbon/Beleg hochladen. Die Belege werden automatisch an den Kassenwart weitergeleitet. Durch Klicken auf „＋ Beleg hinzufügen" kannst du weitere Zeilen hinzufügen. Maximale Dateigröße pro Beleg: 2 MB.
